Progress meeting berjalan baik.
Pekerjaan di lapangan terus bergerak. Material datang. Vendor dan subcontractor bekerja. Purchase order terus diproses. Dari sisi progres, proyek terlihat sesuai jalur.
Lalu satu pertanyaan muncul dari Director:
“Kalau dihitung sampai hari ini, margin proyek kita masih berapa?”
Ruangan mulai mencari data.
Project Manager punya angka progres. Procurement punya daftar pembelian. Tim site memegang informasi penggunaan material. Finance memiliki biaya yang sudah masuk. Sementara beberapa pekerjaan tambahan masih menunggu approval atau belum masuk pencatatan.
Jawaban akhirnya ada.
Masalahnya, ketika angka tersebut selesai dikumpulkan, kondisi proyek mungkin sudah berubah lagi.
Untuk bisnis konstruksi dan perusahaan berbasis proyek, kemampuan melihat progres dan biaya pada waktu yang sama menjadi sangat penting. Di sinilah ERP Construction mulai memiliki nilai bisnis yang nyata.
Progres 70% Belum Tentu Berarti Kondisi Proyek Aman
Angka progres sering menjadi pusat perhatian.
Misalnya proyek sudah mencapai 70%. Sekilas terlihat positif.
Namun Director perlu melihat lebih jauh.
Berapa persen budget yang sudah terpakai?
Kalau progres 70%, tetapi actual cost sudah mendekati 90% dari budget, ada sesuatu yang perlu diperiksa.
Penyebabnya bisa datang dari banyak arah: perubahan harga material, pekerjaan tambahan, penggunaan material di luar rencana, keterlambatan, biaya subcontractor, atau procurement yang melampaui estimasi awal.
Karena itu, ERP untuk perusahaan konstruksi perlu membantu mempertemukan project progress dengan financial control.
Tujuannya sederhana: manajemen bisa melihat potensi penyimpangan ketika masih ada waktu untuk bertindak.
Budget Disetujui Rp10 Miliar. Lalu Apa yang Terjadi Setelah Proyek Berjalan?
Budget awal adalah rencana. Di lapangan, situasinya bisa bergerak cepat. Material yang awalnya diperkirakan Rp500 juta berubah menjadi Rp575 juta. Ada pekerjaan tambahan dari customer. Subcontractor mengajukan variation. Project Manager membutuhkan material tambahan agar pekerjaan tidak tertunda.
Satu per satu terlihat kecil.
Kalau dikumpulkan, dampaknya terhadap margin bisa besar.
Sistem yang mendukung project cost control perlu membantu perusahaan mengikuti perjalanan biaya dari budget, commitment, purchase order, actual cost sampai perubahan yang terjadi selama proyek berlangsung.
Dengan begitu, pertanyaan tidak berhenti pada:
“Berapa yang sudah dibayar?”
Manajemen juga dapat melihat:
“Berapa biaya yang sudah kita commit meskipun invoice-nya belum masuk?”
Ini jauh lebih berguna untuk membaca kesehatan proyek.
baca Juga : Customer Bertanya “Barang Saya Sudah Sampai Mana?” Berapa Lama Tim Anda Menemukan Jawabannya?
Procurement Murah Belum Tentu Membuat Proyek Lebih Hemat
Harga vendor A memang lebih rendah. Tetapi bagaimana kalau material datang terlambat dan membuat pekerjaan berikutnya ikut mundur?
Dalam bisnis proyek, keputusan procurement memiliki hubungan langsung dengan schedule dan cost. Karena itu, Project Manager perlu mengetahui status kebutuhan material tanpa harus terus bertanya ke purchasing.
Sudah dibuat PR? Sudah menjadi PO? Kapan estimasi datang? Apakah barang sudah diterima site?
Ketika procurement dan project management berada dalam alur informasi yang jelas, risiko keterlambatan dapat terlihat lebih awal.
Satu Perusahaan, Banyak Proyek: Mana yang Sebenarnya Paling Sehat?
Kompleksitas bertambah ketika perusahaan menjalankan lima, sepuluh, atau puluhan proyek sekaligus.
Proyek A memiliki progres tinggi tetapi cost mulai melebar. Proyek B terlambat tetapi marginnya masih aman. Proyek C terlihat lancar, tetapi commitment kepada vendor sudah cukup besar.
Owner dan Director membutuhkan perspektif yang berbeda dari tim lapangan.
Mereka perlu melihat project profitability.
Proyek mana yang sesuai budget? Mana yang mulai mengalami cost overrun? Berapa nilai commitment yang belum menjadi actual cost? Bagaimana posisi revenue dan cost setiap proyek?
ERP Construction dapat membantu membawa informasi tersebut ke level yang lebih mudah digunakan untuk mengambil keputusan.
Jangan Tunggu Proyek Selesai untuk Mengetahui Marginnya
Coba pilih satu proyek yang sedang berjalan.
Lalu tanyakan kepada tim:
“Kalau saya ingin mengetahui posisi budget, actual cost, commitment, progres, procurement, dan estimasi margin proyek ini hari ini, berapa lama sampai datanya siap?”
Kalau jawabannya membutuhkan beberapa spreadsheet, laporan, dan konfirmasi antar-divisi, ada ruang yang bisa diperbaiki.
Sinergi Tuntas Solusi membantu perusahaan konstruksi dan bisnis berbasis proyek mengevaluasi alur project management, budgeting, procurement, material, subcontractor, cost control, finance, dan management reporting untuk menentukan sistem yang sesuai dengan cara perusahaan bekerja.
Punya proyek aktif dan ingin mengetahui apakah sistem saat ini sudah cukup kuat untuk mengontrol biaya serta margin?
Bawa satu proyek sebagai contoh. Kita mulai pembahasannya dari sana.
Bahas Sistem Project & Construction dengan Tim STS
🌐 Website: https://www.sinergituntassolusi.com
Jl. KH Mas Mansyur Kav.126
Karet Tengsin, Tanah Abang, Jakarta
Sinergi Tuntas Solusi | Together We Create Value