Pertanyaannya pendek.
“Pak, order kami sudah sampai mana?”
Namun di perusahaan logistik atau distribusi, jawabannya kadang membutuhkan perjalanan yang cukup panjang.
Sales mengecek order. Warehouse ditanya apakah barang sudah diproses. Tim operasional mencari status shipment. Driver atau transporter dihubungi. Setelah barang sampai, finance masih perlu memastikan dokumen dan billing sudah siap.
Customer hanya menunggu satu jawaban.
Di belakangnya, beberapa tim sibuk mencari informasi yang seharusnya berasal dari satu alur transaksi.
Ketika volume order masih sedikit, proses seperti ini mungkin masih bisa ditangani. Masalah mulai terasa ketika order bertambah, warehouse bertambah, area pengiriman semakin luas, dan transaksi terjadi setiap hari.
Order Masuk Seharusnya Memulai Satu Alur yang Jelas
Bayangkan perusahaan menerima 300 order dalam satu hari. Setiap order perlu melewati proses berbeda: pengecekan ketersediaan barang, pemrosesan warehouse, shipment, delivery, dokumen hingga billing.
Kalau masing-masing tahap memiliki pencatatan sendiri, tim akhirnya bekerja sambil terus melakukan konfirmasi.
Sudah diproses warehouse?
Barang sudah keluar?
Shipment mana yang membawa order ini?
Sudah diterima customer?
Kenapa invoice belum dibuat?
Di sinilah ERP Logistics mulai relevan. Order dapat menjadi titik awal yang menghubungkan proses berikutnya sehingga status transaksi lebih mudah ditelusuri.
Barang Ada di Sistem. Apakah Benar-Benar Siap Dikirim?
Angka stok saja belum selalu cukup untuk menjawab kebutuhan operasional. Misalnya sistem menunjukkan tersedia 500 unit. Ternyata sebagian sudah dialokasikan untuk order lain, berada di warehouse berbeda, atau belum siap untuk proses dispatch.
Sales yang tidak memiliki visibility dapat menjanjikan sesuatu yang ternyata belum dapat dipenuhi operasional.
Untuk perusahaan distribusi, hubungan antara sales order, inventory, warehouse, dan delivery menjadi sangat penting karena semuanya memengaruhi komitmen kepada customer.
Delivery Selesai Belum Tentu Transaksinya Selesai
Barang sudah diterima customer pada hari Senin. Tetapi invoice baru dapat diproses hari Kamis karena finance masih menunggu dokumen delivery.
Ini contoh bagaimana persoalan operasional akhirnya menyentuh cash flow. Dengan sistem ERP logistics dan distribution yang dirancang mengikuti alur bisnis, informasi dari order hingga proof of delivery dapat diteruskan ke proses berikutnya tanpa tim harus berkali-kali mencari dokumen atau meminta konfirmasi.
Manajemen juga lebih mudah melihat order yang masih tertahan, pengiriman yang belum selesai, hingga transaksi yang sudah seharusnya masuk tahap billing.
Baca Juga : Dari Pit ke Finance, Mengapa Operasional Tambang Membutuhkan Data yang Lebih Terhubung?
Banyak Sistem Tidak Selalu Berarti Harus Diganti
Perusahaan mungkin sudah memiliki ERP, WMS, TMS, fleet management, aplikasi driver, atau sistem khusus yang telah digunakan bertahun-tahun. Kalau masing-masing masih berfungsi dengan baik, pertanyaannya bukan langsung:
“Sistem mana yang harus kita ganti?”
Pertanyaan yang lebih berguna adalah:
“Informasi apa yang masih terputus di antara sistem-sistem tersebut?”
Bisa jadi kebutuhannya ada pada ERP. Bisa juga integrasi WMS dan TMS, API, middleware, aplikasi tambahan, atau dashboard yang menarik informasi dari beberapa sistem existing.
Coba Tes Satu Order Hari Ini
Pilih satu order secara acak. Mulai dari saat customer melakukan pemesanan sampai invoice diterbitkan. Lalu hitung: berapa kali tim harus berpindah aplikasi, membuka spreadsheet, mengirim chat, atau menghubungi divisi lain untuk mengetahui statusnya?
Kalau jalurnya terlalu panjang, di situlah pembenahan dapat dimulai. Sinergi Tuntas Solusi membantu perusahaan logistik dan distribusi memetakan hubungan antara ERP, order management, inventory, warehouse, WMS, TMS, shipment, delivery, billing, dan sistem existing agar teknologi mengikuti alur operasional perusahaan.
Punya proses order-to-delivery yang masih membutuhkan terlalu banyak konfirmasi antar-tim? Bawa satu contoh kasusnya dan diskusikan dengan tim STS.
Diskusikan Sistem Logistics & Distribution dengan STS
🌐 Website: https://www.sinergituntassolusi.com
Jl. KH Mas Mansyur Kav.126
Karet Tengsin, Tanah Abang, Jakarta
Sinergi Tuntas Solusi | Together We Create Value