Ada tiga penawaran masuk untuk kebutuhan perusahaan.
Vendor A menawarkan Rp480 juta.
Vendor B Rp505 juta.
Vendor C Rp520 juta.
Kalau hanya melihat harga, pilihannya terlihat mudah.
Vendor A paling murah.
Tapi Procurement Manager kemudian membuka histori transaksi.
Vendor A beberapa kali terlambat mengirim. Pernah ada barang yang tidak sesuai spesifikasi. Sementara Vendor B memang sedikit lebih mahal, tetapi pengirimannya lebih konsisten dan komplain jauh lebih rendah.
Sekarang pertanyaannya berubah.
Perusahaan sedang mencari harga termurah, atau total keputusan pembelian yang paling menguntungkan?
Di perusahaan dengan nilai procurement besar, selisih keputusan seperti ini dapat terakumulasi menjadi biaya yang signifikan.
Karena itu, purchasing membutuhkan lebih dari daftar Purchase Order.
“Kenapa Kita Beli Barang Ini Lagi?”
Pertanyaan ini terdengar sederhana.
Namun ketika transaksi procurement sudah mencapai ratusan atau ribuan dalam satu bulan, jawabannya bisa tersebar di banyak tempat.
User mengajukan kebutuhan. Manager memberikan approval. Procurement mencari vendor. Quotation dibandingkan. PO diterbitkan. Barang diterima. Finance memproses invoice.
Kalau informasi di setiap tahap tidak mudah ditelusuri, tim akhirnya banyak bekerja untuk mencari konteks.
Siapa yang meminta?
Untuk kebutuhan apa?
Kenapa vendor ini dipilih?
Apakah harga pembelian berubah dibanding transaksi sebelumnya?
Barangnya sudah diterima atau belum?
Di sinilah ERP Procurement mulai memberikan nilai.
Setiap transaksi memiliki jejak yang dapat ditelusuri dari kebutuhan awal sampai pembayaran.
Approval Cepat Tidak Sama dengan Approval Asal Klik
Ada dua kondisi yang sama-sama bermasalah.
Approval terlalu panjang membuat kebutuhan operasional tertahan.
Approval terlalu longgar membuat spending sulit dikontrol.
Yang dibutuhkan adalah alur persetujuan yang mengikuti nilai dan risiko transaksi.
Pembelian rutin Rp5 juta tentu tidak selalu membutuhkan jalur approval yang sama dengan pengadaan equipment senilai Rp2 miliar.
Melalui ERP Purchasing, perusahaan dapat membangun approval matrix berdasarkan kebutuhan bisnis, misalnya nilai transaksi, department, project, cost center, atau kategori pembelian.
Tujuannya agar orang yang tepat memberikan keputusan pada transaksi yang memang membutuhkan perhatian mereka.
Procurement Perlu Mengenal Vendor dari Data, Bukan Ingatan
“Biasanya kita pakai vendor ini.”
Kalimat tersebut sering muncul karena pengalaman memang berperan besar dalam procurement.
Tetapi bagaimana jika orang yang biasa menangani vendor tersebut pindah divisi atau keluar dari perusahaan?
Informasi mengenai vendor seharusnya menjadi knowledge perusahaan.
Riwayat harga, ketepatan delivery, purchase volume, kualitas barang, hingga transaksi sebelumnya dapat menjadi bahan evaluasi.
Ketika data tersedia, negosiasi juga berubah.
Procurement datang membawa histori.
“Enam bulan lalu harganya Rp82.000. Sekarang Rp94.000. Apa yang berubah?”
Percakapan dengan vendor menjadi jauh lebih tajam.
Purchase Order Terbit, Kontrol Belum Selesai
PO Rp300 juta sudah disetujui.
Apakah seluruh barang sudah datang?
Apakah quantity sesuai?
Ada partial delivery?
Invoice vendor sesuai dengan PO dan penerimaan barang?
Di titik ini, hubungan antara Purchase Order, Goods Receipt, dan Invoice menjadi penting.
Perusahaan dapat melakukan pengecekan sebelum pembayaran diproses sehingga finance memiliki dasar transaksi yang lebih jelas.
Bukan karena perusahaan ingin menambah birokrasi.
Perusahaan ingin memastikan uang keluar untuk transaksi yang memang sesuai.
Purchasing Sibuk Terus. Tapi Spending Terbesar Sebenarnya Ada di Mana?
Ini pertanyaan yang lebih menarik untuk level Director. Dalam satu tahun, perusahaan mungkin melakukan ribuan transaksi.
Namun berapa total spending per vendor? Kategori apa yang menyerap budget terbesar? Department mana yang paling banyak melakukan pembelian?
Item apa yang terus mengalami kenaikan harga?
Ketika sistem procurement menghasilkan informasi seperti ini, purchasing mulai bergeser dari fungsi administratif menjadi sumber insight untuk pengendalian biaya. Manajemen tidak perlu memeriksa satu per satu PO. Mereka dapat melihat pola.
Baca Juga : https://sinergituntassolusi.com/blog/saat-sistem-harus-mengikuti-cara-bisnis-bekerja
Sebelum PO Berikutnya Diterbitkan, Ada Satu Hal yang Layak Dicek
Lihat satu transaksi purchasing terakhir di perusahaan Anda. Apakah dari satu layar atau satu alur, tim dapat mengetahui siapa yang meminta, siapa yang menyetujui, vendor yang dibandingkan, histori harga, PO, penerimaan barang, hingga invoice-nya?
Kalau jawabannya belum, ada peluang untuk membuat proses procurement jauh lebih transparan.
Sinergi Tuntas Solusi membantu perusahaan membangun dan mengembangkan ERP, workflow approval, system integration, custom application, serta Business Intelligence untuk kebutuhan procurement yang semakin kompleks.
Dan pembahasannya bisa dimulai bahkan sebelum perusahaan tahu software apa yang ingin digunakan.
Cukup mulai dari satu pertanyaan yaitu bagian mana dari proses purchasing yang paling sering membuat tim menunggu?
Bicarakan Proses Purchasing Anda dengan Tim STS
🌐 Website: https://www.sinergituntassolusi.com
Jl. KH Mas Mansyur Kav.126
Karet Tengsin, Tanah Abang, Jakarta
Sinergi Tuntas Solusi | Together We Create Value